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发布日期:2016-10-07  浏览次数:888

——汇报人:袁杰     

一、关于信息处理的各项工作

每年从中加毕业的学子多达三千多人,所以毕业生的个人信息的采集工作的工作量大,工作强度大,工作难度高。单凭联络部或是校友会几乎难以完成此项工作。因此,个人认为采用以下流程进行工作较为可行。

1.信息采集具体流程:

第一步:尽快联系依然在校的毕业班班主任(鉴于首次执行任务,暂时选定2016届毕业班进行试点),请求他们协助我们将本班学生的个人信息制作成表格发给联络部或是校友会(个人信息具体项目有:姓名、性别、QQ号、微信号、常用邮箱、联系电话、联系地址、就读院校)而那些已经退出中加的班主任,班级学生信息的采集工作可交由班长和班委完成。

第二步:将上传的信息发给各班班长,由班长发到班群上,让同学们自行进行校验(三天为限)。

第三步:当校验完成后由联络部进行汇总,存档备份。

2.个人信息的管理

①由于汇总存档的信息数据较为庞大,供校友会使用起来不太方便。当信息完善后由联络部部门自行进行信息的分类筛选工作(具体分类项目有:毕业班级、户籍所在地、就读院校)分类过后进行备份存档。(必要时可加密)信息的分类暂时选用2016届进行试点,往届的信息处理依据2016届信息处理工作的效果的实际情况进行开展。

②由于如今在网上个人信息的买卖交易众多,而联络部掌握着庞大的个人信息库。因此,防止信息外泄是至关重要的,只有让校友们觉得他们的信息在我们这里是安全的,我们的工作才能稳定的持续的开展。今后我将完善联络部的信息管理工作。着重于信息的安全保障工作,同时制对定违规使用校友信息人员的处理方案(当情节严重,构成犯罪的需报案,交由公安机关处理)

③关于信息的调取依照上面“信息共享”的规定执行。

3.学校老师及校友会理事讯录的制作:

由学校提供学校老师的联系方式,由联络部制作通讯录(分为总表、班主任、语文组、数学组……)。校友会理事人员的通讯录由本部门自行完成信息采集处理,表格制作等工作。通讯录制作完成后会上传,存档。(若有信息变更请及时联系联络部相关管理人员)

二、关于联络群的各项工作

目前有关于校友会的联络群等有众多,在新浪、人人、腾讯、百度等校友会都有注册,但是名字取得都不一样,所以推广起来不方便。

1.因此个人认为接下来我们应尽快创建“万博体育app校友会”微信公众号,然后在以上网站通知可联系的校友直接关注微信公众号,以后把此公众号作为主要联络方式。因为微信使用起来较为便利,并且现在大部分人都会使用微信。管理一个公众号总比管理众多名称不一样在不同网站注册的东西更方便,更有效。

2.除校友会公众号外,我们还可以注册各省份、各院校的联络群、公众号等,这样以后开展工作可以分省份,分院校来开展。此外还可以建立一个985/211院校的联络群,这样可以将各位校友中的精英们汇总在一起,什么高校演讲团的活动开展起来岂不是很方便?

三、关于“联络反馈”

校友会联通着校友与母校,所以在联络,沟通,咨询方面联络部有以下工作

1.关于校友的反馈及活动申请

校友会是一个巨大的平台,在这个平台上理事会的工作难免会有瑕疵,那么广大校友们就会提出反馈。所以校友会会一如既往的接受广大校友的反馈,并及时与办公室取得联系。而广大校友们的活动申请我们也会上传给办公室的,当活动批准后,我们会第一时间通知您的!

2.关于咨询

①众多离开母校的校友对母校是充满怀念的,所以关于母校他们会有很多问题,诸如我的班主任还在中加工作吗?我的生活教官的联系电话是多少?……他们也会为自家弟弟妹妹们考虑,什么小升初、初升高、复读班的招生。这些他们都会进行咨询,以后这些都可以向联络部咨询,我们可以解答我们了解的,我们不清楚的会向校领导求助。总之想尽一切办法回复校友,让校友满意,让他在下一次遇到类似问题事第一个想到的是校友会的联络部。

②除了这些校友们也会向我们咨询一些和校友会有关的问题,对于这些我们会尽心尽力的回答校友所提的疑问,回让他们尽可能多了解校友会。

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